Алфавиттік толтыру - жеке және іскерлік файлдарды жылдам сақтауға, қол жеткізуге және басқаруға мүмкіндік беретін құжаттарды ұйымдастырудың негізгі әдісі
Алфавиттік тіркеуді өміріңізге енгізу арқылы сіз барлық құжаттардың қорғалуын және қол жетімді болуын қамтамасыз етесіз. Ақылға қонымды жүйені сақтап қалу үшін ағылшын тілінде алфавит бойынша файлды толтырудың көптеген ережелері бар. Бақытымызға орай, жаңа құжаттарды бастау оңай, бірақ қайта ұйымдастыру қажет болса, өзгерту қиын емес!
Қадамдар
2 бөлімнің 1 бөлігі: Алфавит бойынша жазу
Қадам 1. Сіз қолданатын алфавиттік жүйені шешіңіз
Тіпті алфавиттік толтыру сияқты қарапайым нәрсе таңдаудың бірнеше нұсқасын ұсынады. Бір жүйені таңдап, оны жүйелі түрде қолдану маңызды.
- Әріптерді беру әр сөздегі әріпті сөздердің арасындағы бос орындарды елемей, олардың пайда болу ретімен қарастырады.
- Сөзбе-сөз тіркеу әр сөздің бірінші әрпіне сәйкес элементтерді реттейді.
- Бөлім бойынша есепке алу әр сөзді, аббревиатураны және осыған сәйкес элементтердің реттелуін ескереді. Әдетте бірлік-бірлік жүйесі ұсынылады.
2 -қадам. Элементтерді топтастыру
Файлдарды толтыру қажет болған соң, файлдарды қалай топтастырғыңыз келетінін шешіңіз. Сіз файлдың түріне немесе ондағы элементтерге қарамастан, барлық файлдар бір алфавиттік ретпен орналастырылатын сөздік форматын таңдай аласыз. Сіз сондай -ақ элементтер түріне немесе тақырыбына қарай топтастырылған энциклопедиялық форматты пайдалана аласыз, содан кейін әр топ алфавиттік ретпен орналасады.
Егер сізде файлдардың көптеген түрлері болса (рецепттер, салық түбіртектері, хаттар және т.б.), онда энциклопедия форматын қолдану пайдалы болуы мүмкін. Алдымен элементтерді түрлері бойынша топтастырыңыз, содан кейін әр топтағы элементтерді алфавит бойынша реттеңіз. Бөлгіштерді немесе түстерді кодтау арқылы топтарды бөлек ұстаңыз
Қадам 3. Файлдарды индекстеңіз
Индекстеу - бұл тақырыптың әр бөлімін дұрыс бірлікке орналастыру әдісі. Элементтерді жібермес бұрын оларды индекстеу үшін сіз әр элементтің атауының элементтерін бөлшектеп, стандартты атауынан өзгеше болуы мүмкін жаңа алфавит атауын жасауыңыз керек. Мысалға:
- Сізде индекстеуге және жіберуге келесі заттар бар делік: «Aardvarks -тың түнгі тамақтануы» деп аталатын aardvarks туралы мақала, белгілі авардварк сарапшысы Джейн А. Дое өмірбаяны және Детройт хайуанаттар бағының aardvark көрмесінің жарнамалық брошюрасы.
- Джейн А. Додың өмірбаяны «Doe, Jane A.» индекстелетін болады, себебі фамилиялар бірінші болып беріледі. Ол «D» әрпімен жазылады.
- Егер сіз сөздік стиліндегі топтауды таңдасаңыз, «Aardvarks-тың түнгі тамақтануы» мақаласын сол күйінде индекстеуге болады. Ол осы топтауды пайдалана отырып, «N» әрпімен («Түнгі» үшін) жазылуы мүмкін.
- Немесе сіз «Aardvarks -тың түнгі тамақтануын» «Aardvarks, Nocturnal Feeding» деп индекстеуге болады. Егер сіз энциклопедиялық стильдегі топтаманы қолдансаңыз, aardvarks-қа қатысты элементтерді ғана емес, бұл мағыналы болар еді. Содан кейін зат «А» әрпіне енгізіледі.
- Жарнамалық брошюраны «Aardvarks, экспонаттар (Детройт хайуанаттар бағы)» деп индекстеуге болады. Егер сізде aardvarark экспонаттарында бірнеше материалдар болады деп күтсеңіз, бұл мағыналы болар еді, мысалы, сізде «Aardvarks, жәдігерлер (Toledo) ретінде индекстелетін басқа зат болуы мүмкін. Хайуанаттар бағы) »
- Немесе жарнамалық брошюраны «Детройт хайуанаттар бағы (Aardvark көрмесі)» деп индекстеуге болады. Егер сізде Детройт хайуанаттар бағына қатысты бірнеше элементтер болады деп күтсеңіз немесе элементтерді файлдарға жіберу үшін энциклопедия стиліндегі топтаманы қолданғыңыз келсе, бұл мағыналы болуы мүмкін. географиялық орналасуы.
Қадам 4. Файлдарды индекстелген атауына сәйкес алфавит бойынша реттеңіз
Алфавит бойынша толтырудың жалпы ережесі - элементтерді A (біріншіден) Z -ге (соңғы) ретімен орналастыру. Бөлек заттарды ажырату және тапсырыс беру үшін нақты ақпаратты қолданыңыз. Мысалы:
- Алдыңғы қадамдағы индекстелген файлдарыңыздың реті келесідей болуы мүмкін (сіз қолданатын жүйеге байланысты): «Доу, Джейн А.», «Детройт хайуанаттар бағы (Aardvark көрмесі)» және «Aardvarks -ты түнгі тамақтандыру» НЕМЕСЕ «Aardvarks, экспонаттар (Детройт хайуанаттар бағында) »,« Аардваркс, түнгі тамақтану »және« До, Джейн А. ».
- «Wallaby» файлы «Эму» файлынан кейін келеді. Арасында «кенгуру» файлы пайда болады, ал «Аардварк» үшін файл «аю» үшін, екіншісі «эму» үшін келеді. Бұл сізге келесі файл тәртібін береді: «Aardvark», «Bear», «Emu», «Кенгуру», «Wallaby».
- Егер сіз «Anteater» файлын қоссаңыз, ол «Aardvark» файлдарынан кейін келеді. Екеуі де «А» әрпінен басталатындықтан, ретті анықтау үшін әр сөздің екінші әрпіне (тиісінше «N» және «А») қарау керек, содан кейін файлдарды осының негізінде реттеу керек. Жаңа тапсырыс: «Aardvark», «Anteater», «Bear», «Emu», «Кенгуру», «Wallaby» болады.
Қадам 5. Файл қалталарын белгілеңіз
Элементтерді табуды жеңілдету үшін, әр файл қалтасын ондағы элементтердің сәйкес индекстелген атауымен белгілеңіз. Бұл сонымен қатар жаңа файлдарды тиісті ретпен енгізуді жеңілдетеді.
- Элементтерді олар үшін белгіленген қалтаға салыңыз.
- Қол жетімділікті жақсарту үшін файлдарыңызды түстермен кодтау пайдалы болуы мүмкін. Мысалы, егер сіз энциклопедия стиліндегі топтаманы қолдансаңыз, әр топқа бөлек түс беріңіз және әр топтағы әрбір элементті/файлды сәйкес түсімен белгілеңіз.
6 -қадам. Индекстеу мен тіркеу жүйесін құжаттаңыз
Қандай болса да, индекстеу мен файлдарды беру жүйесімен үйлесімді болыңыз. Файлдарға кіре алатын кез келген адамның жүйе туралы хабардар екеніне көз жеткізіңіз. Мысалы, сіз файлдық жүйе ережелерін егжей -тегжейлі сипаттайтын құжатты құра және бөлісе аласыз. Бұл әркімге файлдық жүйені тиімді пайдалануға мүмкіндік береді.
Қадам 7. Жаңа элементтерді дұрыс толтырыңыз
Сіз пайдаланатын жүйеге сәйкес файлдарды индекстелген атаулар мен алфавиттік тәртіп бойынша шкафқа орналастырыңыз. Жаңа файлдарды дұрыс орынға орналастыру үшін ағымдағы файлдарды ауыстырыңыз.
2 -ден 2 -ші бөлім: Арнайы істермен күрес
Қадам 1. Элементтерді олардың маңызды мерзіміне сәйкес файлдар
Кейде тақырыптағы немесе атаудағы сөздердің пайда болу тәртібіне қарамастан, элементтерді тірек сөздер негізінде тіркеу мағынасы бар. Бұл файлды логикалық терминнің көмегімен индекстеуге және орналастыруға мүмкіндік береді. Мысалы
«Чикаго бірінші банкі» индекстеліп, «Чикаго, бірінші банк» ретінде ұсынылуы мүмкін. «Чикаго» - бұл жазбаның «бірінші» немесе «банк» емес, негізгі термині, әсіресе егер сізде «Тулсаның бірінші банкі» немесе «Чикаго банкі мен траст» сияқты ұқсас атаулары бар басқа заттар болса
Қадам 2. Тегі бойынша атауларға тапсырыс беріңіз
Әдеттегі стандарттар жеке тұлғаларды фамилиясы бойынша индекстеуді ұсынады, өйткені фамилия маңызды термин болып саналады.
- Осылайша, «Джейн А. До» индекстеліп, «До, Джейн А.» ретінде беріледі.
- Соңына тақырыптарды (доктор, ханым, майор және т.б.) қойыңыз. «Доктор Мысалы, Джейн А. До »индекстеліп,« До, Джейн А., доктор »ретінде беріледі.
- Әдетте, атаулар жазылу ретімен, әріп бойынша. Мысалы, «MacDonald» «McDonald» -дан бұрын келеді. Сол сияқты, «D», «L», «Le», «de» және т.б. бөлек бірліктер емес, атаудың бөлігі ретінде қарастырылады. Мысалы, «Heinlein», «Le Guin» «L'Engle» және «Wolfe» файлдарына тапсырыс беріңіз (және «L'Engle», «Le Guin», «Heinlein», «Wolfe» ретінде ЕМЕС).
- Атауларға қатысты осы ережелерден жалпы ерекшелік - бұл жеке тұлғаның есімі кәсіпорынның немесе ұйымның атауының бөлігі болса. Бұл жағдайда жеке тұлғаның атын фирмалық атаудың бірлігі ретінде қарастырыңыз. Мысалы, «Jane A. Doe Pest Control» «J» астына қойылады және «Doe, Jane A. Pest Control» деп индекстелмейді.
3 -қадам. Мақалаларды, жалғауларды және предлогтарды елемеңіз
Мақалалар (мысалы, «а», «ан» және «the»), жалғаулықтар (мысалы, «және», «бірақ» және «немесе») және предлогтар (мысалы, «for», «of» және «In») әдетте алфавит бойынша индекстеу мен толтыру кезінде өткізіп жіберіледі, өйткені олар маңызды терминдер болып саналмайды. Бұл зат атауының басын құрайтын кезде де болады. Мысалы:
- «Эму тамақтандыру тәжірибесін зерттеу» «А» үшін «А» емес, «Эму» (осы тармақтың атауындағы маңызды сөз) үшін «Е» астына қойылады.
- «До мен Смит зиянкестермен күресу» «До, Джейн А.» кейін беріледі. Индекстелген екі атау да «Doe» сөзінен басталады, сондықтан сіз файлдардың ретін анықтау үшін келесі маңызды терминге (сәйкесінше «Смит» және «Джейн») ауысасыз. «Және» сөзін елемеңіз, себебі бұл маңызды емес.
4 -қадам. Қысқартуларды жазылғандай өңдеңіз
Элементтерді индекстеу және тапсыру кезінде сіз «Mfg» сияқты қысқартуларды кездестіре аласыз. («Өндіріс» үшін) немесе «Инк.» («Біріктірілген» үшін). Әдетте, элементтерді әріптер тізбегі ретінде емес, осы қысқартулар жазылғандай индекстеу және беру керек.
Мысалы, «Jane A. Doe Mining Company» «Jane A. Doe Mfg» -ден кейін беріледі
Қадам 5. Әдетте сандар файлын жасаңыз
Элементтерді алфавит бойынша толтыру кезінде олардың атауларында сандар кездесуі мүмкін. Әдетте, файл нөмірлері олар жазылғандай емес, әдетте. Сандар хаттардың алдында да жазылады.
- Мысалы, «3M Company» «100 керемет бизнес -идеяға» дейін беріледі (өйткені «3» 100 -ге дейін келеді).
- «Үлкен бизнес -идеялар» мен «Үлкен бизнес -көшбасшылар» «100 керемет бизнес -идеядан» кейін қойылады, өйткені сандар әріптердің алдында орналасады.
- Бұрын жазылған сандар сандарға емес, сөздер ретінде қарастырылады. Мысалы, «100 керемет бизнес -көшбасшы», «тамаша бизнес -идеялар» және «екі жүз керемет бизнес -идеялар» тармақтары осы тәртіппен.
- Егер ол сіздің тапсыру мақсаттарыңызға қызмет етсе, сіз ерекшелік жасай аласыз және әрқашан сандарды олар жазылғандай етіп бере аласыз.
Қадам 6. Кез келген ерекше кейіпкерлермен жұмыс жасаңыз
Элементтерді индекстеу мен толтыру кезінде кездесетін кез келген алфавиттік немесе сандық емес таңбалар ескерілуі керек. Бұл кейіпкерлермен не істеу керек, олардың түріне байланысты:
- Элементтерді индекстеу және енгізу кезінде тыныс белгілері (апострофтар, нүктелер мен үтірлер сияқты) әдетте еленбейді. Мысалы, «Вашингтонның ең жақсы кофесі» мен «Вашингтон штатының жәрмеңкесін» осы тәртіппен жіберіңіз.
- Диакритиктер сәйкес әріп ретінде қарастырылады, диакритикалық белгісі жоқ. Мысалы, «Эклер» файлын «Эклер», ал «Үбер» файлын «Uber» деп атаңыз. Бұған ерекшелік - сіз диакритиканы қолданатын тілдің алфавитіне сәйкес құжат тапсырған кезде, бұл жағдайда сіз сол тілдің қалыпты алфавиттік тәртібін сақтауыңыз керек.
Қадам 7. Қажет болған жағдайда «ештеңеден бұрын ештеңе жоқ» жалпы ережесін қолданыңыз
Әдетте, алфавит бойынша толтыру кезінде бос орындар (тыныс белгілерін және басқа элементтерді қосқанда) ескерілмейді. Алайда, егер сізде дәл осылай басталатын элементтер болса, тапсырыс беру тәртібін анықтау үшін бос орын немесе «ештеңеден бұрын ештеңе жоқ» ережесін қолданыңыз.
- Мысалы, «Солтүстік -Шығыс банкі», «Солтүстік -Шығыс өндірісі» және «Солтүстік -шығыс жағалауы» файлдарын осы тәртіппен жіберіңіз.
- Сол сияқты, «До, Джейн А.» «Doe, Jane A., Dr.» алдында берілмек.
Қадам 8. Қажет болған жағдайда файлдарды толығырақ ақпаратпен ажыратыңыз
Сирек жағдайларда, файлдардың орналасу ретін анықтау үшін алфавиттік ақпарат жеткіліксіз. Бұл жағдайда элементтерді индекстеу және тапсырыс беру үшін қосымша ақпаратты пайдалану қажет. Оларды ажыратуға көмектесу үшін осы қосымша ақпаратты тиісті файлдарға белгілеңіз. Мысалы:
- Егер сізде Джейн А. До есімді екі адамға арналған заттар болса, сіз оларды туған күніне тапсырыс бере аласыз. «Doe, Jane A. (1853 ж.)» Файлы «Doe, Jane A. (1967 ж. Т.) Файлының алдында болады.
- Айырмашылықтар қажет болған кезде сіз географияға сәйкес заттарды тапсырыс бере аласыз. Егер сізде үш түрлі банкке арналған файлдар үш түрлі жерде болса және әр банк «Бірінші Біріккен Банк пен Траст» деп аталса, сіз оларды «Бірінші Біріккен Банк пен Траст (Джорджия)», «Бірінші Біріккен Банк және Trust (Оклахома) »және« First United Bank and Trust (Оңтүстік Дакота) ».
- Дәл осылай, егер сізде екі түрлі аюға немесе аюдың түрлеріне арналған заттар болса, оларды түрге, географиялық орналасуына және т.б. негізінде ажырататын едіңіз. Мысалы, сізде «Аю, Қоңыр» және «Аю, Гризли» файлдары болуы мүмкін (сол тәртіппен) немесе «Аюлар (еуропалық)» және «Аюлар (Солтүстік Америка)» файлдары (сол тәртіпте).
Қадам 9. Ерекшеліктер мен ерекше ережелерді жариялаңыз
Сіздің файлдарыңызды пайдаланатындардың барлығы сіздің жүйеге енгізілген стандартты нұсқаулықтардың кез келген ерекшеліктері туралы білетініне көз жеткізіңіз. Бұл әркім файлдық жүйені дұрыс және тиімді пайдалана алатындығына кепілдік береді.
