Құжаттарды рәсімдеу көбінесе жұмысқа және үйде қажет тапсырма болып табылады. Егер сіз құжаттарды ұзақ уақыт жіберіп алмасаңыз, онда қағазды жинауға болады, оны сұрыптауға бірнеше сағат немесе тіпті күн қажет болады. Кіріс жәшігіңізді тәртіпсіз ұстау үшін күнделікті алатын қағаздарды сұрыптаңыз. Содан кейін сізге сәйкес келетін файлдық жүйені жасаңыз. Қажет болған кезде маңызды құжаттарға оңай қол жеткізу үшін құжаттарды сұрыптау үшін жүйені пайдаланыңыз!
Қадамдар
3 -ші әдіс 1: Күнделікті қағаз ағынымен жұмыс жасау
Қадам 1. Қағаздарды сұрыптай алмайтынша сақтау үшін орталық жәшік жасаңыз
Орталық жәшік-бұл сіздің үстеліңізге немесе пошта жәшігіңізге күн сайын келетін барлық құжаттарды салатын орын. Бұл сізге әр элементті сұрыптауға және өңдеуге уақыт болғанша ұйымшыл болуға көмектеседі.
- Сіз кішкене картон қорапты орталық қорап ретінде пайдалана аласыз немесе осы мақсат үшін арнайы қорапты, себетті немесе науаны ала аласыз.
- Ұмытпау үшін қорапты үстелдің бұрышына, есіктің жанындағы үстелге немесе басқа көрінетін жерге қойыңыз.
Қадам 2. Күн сайын қорапша арқылы өтіп, маңызды заттарды бөліп қойыңыз
Шұғыл түрде назар аударуды қажет ететін заттарды іздеу үшін қораптағы элементтердің әрқайсысына күніне бір рет қараңыз. Оларға жақын арада төленуі тиіс заң жобалары, партиялық шақырулар немесе уақытқа сезімтал формалар кіруі мүмкін. Бұл заттарды дереу қамқорлық жасай алатын етіп қойыңыз.
Сіз шұғыл заттарды салу үшін бірінші қораптан басқа түстегі екінші қорапты алғыңыз келуі мүмкін. Мысалы, сіз бұл шұғыл заттар екенін көрсететін қызыл жәшікті ала аласыз
Қадам 3. Файл берілетін элементтерді толтыру жолағына қойыңыз
Үшінші қорапты орталық жәшік пен жедел қораптың жанында ұстаңыз. Бұл файлды файлдар үшін жинау нүктесі ретінде пайдаланыңыз. Бұл сізге оларды дайындауға дайын болғанға дейін оларды реттеуге көмектеседі.
Бұл қораптың түсі басқа қораптардан өзгеше екеніне көз жеткізіңіз. Әйтпесе, сіз қораптарды араластыра аласыз
Қадам 4. Қажет емес заттарды қағаз қоқыс жәшігіне тастаңыз
Қоқыс жәшігіне түсетін кез келген қалаусыз пошта немесе басқа маңызды емес заттар тікелей қоқыс жәшігіне түсе алады. Құжаттарды тексеріп, оларды қоқыс жәшігіне апарған кезде, осы заттарды анықтаңыз, бұл сіздің қораптағы қоқысты босатпауға көмектеседі.
- Қоқыс жәшігін еденге қойыңыз, сонда оны басқа қораптармен шатастырмаңыз.
- Егер қажет емес заттардың кез келгенінде жеке ақпарат болса, оларды тастамас бұрын бөлшектеңіз.
3 әдіс 2: файлдық жүйені таңдау
Қадам 1. Егер сізде көптеген тапсырмалар болса, ай сайынғы және күнделікті файлды белгілеңіз
Бұл Tickler файлдарын беру жүйесі ретінде белгілі және бұл күнделікті не істеу керектігін бақылаудың тамаша әдісі. Әр айға файл қалтасын және айдың әр күніне қалтаны белгілеңіз. Содан кейін файлдарды элементтерге енгізіңіз. Элементтерді олармен жұмыс істеу үшін қажет күндерге сәйкес жазыңыз.
Мысалы, егер сіз 23 қыркүйекте шотты төлеуіңіз керек болса, онда шотты сол күнге қалтаға салыңыз
Қадам 2. Маңызды құжаттарды қолда ұстау үшін қалталарды алфавиттік тәртіпте орналастырыңыз
Алфавиттік жазу жеке адамдарға, кәсіпорындарға немесе субъектілерге арналған файлдарды іздеу үшін пайдалы. Егер сіздің клиенттеріңіз көп болса және сіз олардың әрқайсысында файл сақтағыңыз келсе немесе үйге тапсырыс беруді басқарудың қарапайым әдісін қаласаңыз, бұл өте жақсы болуы мүмкін.
- Адамдардың фамилиясын алдымен «Джонс, Сюзан» немесе «Уотсон, Дэвид» сияқты файл белгілеріне қойғаныңызға көз жеткізіңіз.
- Фирмалық атау бойынша құжат тапсыру кезінде «The», «A» және «An» сияқты сөздерді елемеңіз. Мысалы, егер сіздің бизнесіңіз «Торт құдайы» деп аталатын клиентіңіз болса, онда оны «Торттағы» «С» белгісіне сәйкес толтырыңыз және өтінім беру кезінде «The» ішіндегі «Т» әрпін елемеңіз.
Қадам 3. Қысқа мерзімді сұраныстарға арналған сандық жүйені таңдаңыз
Егер сізде жазбаларды жүргізгіңіз келетін қысқа мерзімді жоба болса, онда сандық тіркеу жүйесі жақсы жұмыс істей алады. Бұл әр құжатқа нөмір тағайындау және оны нөмірге сәйкес беру. Сонымен қатар, қандай құжаттың қандай санға сәйкес келетінін қадағалау қажет болатынын есте сақтаңыз, мысалы, электрондық кестені қолдану арқылы.
- Мысалы, сіз 14 наурыздың аптасында алған барлық элементтерді 1 деп белгіленген қалтаға, содан кейін 21 наурыздағы барлық элементтерді 2 деп белгіленген файлға тағайындай аласыз.
- Тағы бір нұсқа - файлдарды күні бойынша белгілеу және оларды хронологиялық тәртіпте ұйымдастыру. Мысалы, 2018 жылдың 2 мамырында алынған заттарды 02.05.2018 деп белгіленген файлда сақтауға болады.
Қадам 4. Элементтерді тез және оңай табуды қамтамасыз ету үшін файлдарыңызға түс кодын енгізіңіз
Файлдардың әр санатына түс таңдаңыз. Бұл сізге файлдар санатын бірден табуға көмектеседі.
- Мысалы, медициналық есепке қызыл, салыққа көк, сақтандыруға жасыл түс пайдаланыңыз.
- Сандық немесе алфавиттік файлдарды кодтау үшін 1-25 немесе A-G жасыл, 25-50 немесе H-M күлгін, 50-75 немесе N-R сары файлдарды жасау сияқты сандық немесе алфавиттік диапазонға түс беріңіз.
Қадам 5. Файл қалтасына қосымша ақпаратты енгізіңіз
Файлдың мазмұнын немесе кез келген әрекетті сипаттау үшін қосымша ақпарат қосу сіздің файлдық жүйеңізді тиімдірек етуге көмектеседі. Мұны істеу үшін келесі элементтердің біреуін немесе бірнешеуін қосқыңыз келуі мүмкін:
- Файл нөмірі немесе аты
- Файл атауы
- Файлдың ашылған және жабылған күні
- Бөлімнің немесе команданың атауы
- Компьютердің рекордтық нөмірі
- Кәдеге жарату күні мен жою әдісі
3 -ші әдіс 3: құжаттарды файлға реттеу
Қадам 1. Ең соңғы құжатты файлдың үстіне қойыңыз
Бұған көмектесу үшін құжатта көрсетілген күнді пайдаланыңыз. Құжаттар файлды дайындауға дайын болғаннан кейін және файлдық жүйені орнатқаннан кейін сіз элементтерді файлдарға орналастыруды бастай аласыз. Әр файл үшін ең жаңа құжаттарды әрқашан жоғарыда ұстауды ұмытпаңыз, осылайша оларға оңай қол жеткізуге болады.
Мысалы, егер сізде үй иесінің сақтандыру құжаты болса, онда сіз ақылы үй иесінің сақтандыруы туралы соңғы жазбаны файлдың жоғарғы жағына қойғыңыз келеді
2 -қадам. Оларға қатысты құжаттары бар қосымшаларды сақтаңыз
Егер сізде басқа құжатпен бірге сақталуы тиіс тиісті түбіртектер немесе басқа құжаттар болса, оларды бір файлда бірге сақтағаныңызға көз жеткізіңіз. Сіз тіпті құжаттың артқы жағындағы тіркемелерді қапсырмалармен немесе қыстырғышпен қыстырғыңыз келуі мүмкін.
Мысалы, егер сізде электр шотын төлеу туралы түбіртек болса, оны сілтеме жасау қажет болған жағдайда оны шоттың артына бекітіңіз
3 -қадам. Үлкен құжаттарды бөлек конверттерге салыңыз
Сіз бұл конверттерді олар қатысты файлдардың артына бере аласыз. Конверттің алдыңғы жағына мазмұнның сипаттамасын енгізуді ұмытпаңыз. Бұл файлдардағы кедергілерді жоюға және файлдық жүйенің тиімділігін арттыруға көмектеседі.
Мысалы, егер сізде жұмыс істеп жатқан жобаның сызбалары болса, оларды үлкен конвертке қоюға болады
4 -қадам. Құжаттың түпнұсқасын беріңіз және кез келген көшірмелерді жойыңыз
Көшірмелерді бермеу файлдарыңыздан бір элемент іздеген кезде шатасудың алдын алуға көмектеседі. Егер сіз қайталанатын көшірмелерді кездестірсеңіз, оларды жойыңыз және тек түпнұсқаны беріңіз.
Егер қандай құжат түпнұсқа екеніне сенімді болмасаңыз, түпнұсқаның бар екеніне сенімді болу үшін екі элементті де толтыру қажет болуы мүмкін. Дегенмен, мұны жиі жасамауға тырысыңыз, әйтпесе сіздің файлдар тез жиналады
Кеңестер
- Егер сіз затты тапсыруға немесе қайта өңдеуге сенімді болмасаңыз, оны 30 күн сақтаңыз, содан кейін оны қайта бағалаңыз.
- Маңызды емес құжаттарды сканерлеу-бұл қажет болған жағдайда құжаттағы ақпаратты сақтай отырып, қағазды тазартудың тағы бір жақсы әдісі.
