Кеңсе файлдарын ұйымдастыру қиын жұмыс болуы мүмкін, әсіресе егер сізде файлдар мен құжаттар көп болса, бірақ бұл ауыр процесс болуы қажет емес. Алдын ала жоспарлау және файлдық жүйені таңдау сіздің файлдарыңызды бизнесіңізге сәйкес реттеуге және маңызды құжаттарды тиімдірек табуға кепілдік береді. Файлдарыңыз жақсы тәртіпте болғаннан кейін файлдарды осылай сақтау үшін жүйелі жүйені ұстану қажет.
Қадамдар
3 -ші әдіс 1: Жүйені дамыту
Қадам 1. Файл санаттарын жасаңыз
Файлдарды реттегіңіз келсе, бірінші кезекте сұрыптау үшін қандай негізгі категорияларды қолданатындығыңызды шешіңіз. Әр түрлі кеңселерде әр түрлі санаттар болады, бірақ жалпы жүйе бірдей. Файлдарды мағыналы түрде сұрыптайтын жүйені анықтау қажет.
Мысалы, егер сіз заң кеңсесінде жұмыс жасайтын болсаңыз және клиенттік файлдарды ұйымдастыру қажет болса, сіз істердің жалпы түрлері бойынша сұрыптай аласыз: сот ісі, пробация, корпоративтік, әкімшілік және т.б
Қадам 2. Ішкі санаттарды орнатыңыз
Әр санатта сіз ішкі санаттар тізімін әзірлеу арқылы нақтылауға болады. Берілуі қажет кез келген жеке қағазды екі терминмен анықтауға болады - жалпы категория, содан кейін ішкі санат.
Мысалы, егер сіз қаржылық мәселелер бойынша өтініш беру жүйесін құрсаңыз, сізде «Шығыс төлемдері» жалпы санаты болуы мүмкін, содан кейін жеткізушілердің, жеткізушілердің, қызметтердің, мамандардың және әкімшілік шығындардың ішкі санаттарын орнатыңыз
Қадам 3. Түсті кодтау жүйесін қолданыңыз
Бұл қарапайым болып көрінеді, бірақ бұл сіздің файлдарыңызды жылдам кіру үшін ұйымдастырудың өте тиімді әдісі болуы мүмкін. Файлдық жүйеде қанша түрлі санаттар болатынын шешіңіз, содан кейін әр түрлі түсті қалталарды пайдаланыңыз.
Толығымен боялған қалталарды пайдаланудың орнына қарапайым манила қалталарын қолдануға және түрлі -түсті жапсырмаларды алуға болады. Көріну үшін жапсырмаларды жоғарғы қойындыға, қалтаның шетіне немесе екеуіне де жапсыруға болады
Қадам 4. Файлдарды белгілеңіз
Сіздің кеңседегі әрбір файлдың енді нақты орны бар. Сіз әр қалтаның қойындысына жапсырманы анық және ұқыпты жазуыңыз керек, сонда сіз оның тиесілі екенін білесіз. Әрбір жеке қалтадағы белгі жалпы категориядан басталуы керек, содан кейін белгілі бір ішкі санат болуы керек. Мысалы, сіздің жеткізушілерге төлемдер туралы жазбалары бар қалтада «Шығыс төлемдері / сатушылар» деген жазуы болады.
- Әр файлдағы белгілер мүмкіндігінше ұқыпты және дәйекті түрде басылуы керек. Сіз жапсырмаларды пішімдеуге мүмкіндік беретін бағдарламалық пакеттерді өте оңай сатып ала аласыз, сондықтан оларды компьютердің көмегімен теруге және басып шығаруға болады.
- Егер сіз жапсырмаларды компьютермен басып шығаратын болсаңыз, қаріптің өлшемі мен мәнеріне сәйкес келу керек. Егер сіз қолмен басып шығарсаңыз, мүмкіндігінше біркелкі және ұқыпты болуға тырысыңыз.
Қадам 5. Файлдарды алфавит бойынша сұрыптаңыз
Егер сіздің файлдық жүйеңіз орнатылып, сіз барлық қалталарды құрсаңыз, оларды ретке келтіріңіз. Жалпы қалталарды алфавит бойынша сұрыптау керек. Әрбір жалпы қалтада барлық ішкі санаттар алфавит бойынша сұрыпталуы керек.
Сіз кейбір ақпаратты тақырып белгісі бойынша емес, күні бойынша сұрыптауды таңдай аласыз. Егер солай болса, онда сіз өзіңіздің файлдарыңызды жаңа элементтермен сұрыптап, ескісіне немесе керісінше жылжытудың мағынасы бар -жоғын өзіңіз шешуге тура келеді
Қадам 6. Әр тіркеме тартпасында бірнеше дюйм бос орын қалдырыңыз
Өтініш беру жүйесін құрған кезде файлдардың өсуіне орын қалдыру қажет. Уақыт өте келе, сіз әр қалтаға қосу үшін көбірек қағаз алатындығыңыз сөзсіз. Файлдарды кеңейту үшін бос орын қалдырыңыз. Әйтпесе, сізге орын босату үшін кейінірек барлық бөлімдерді немесе файлдық тартпаларды жылжыту қиын болады.
3 -ші әдіс 2: Бұрмаланған файлдарды сұрыптау
Қадам 1. Өтінім беруді қажет ететін барлық материалдарды жинаңыз
Егер сіз ұйымдастырылмаған және тәртіпсіз құжаттар жинағынан бастасаңыз, онда сіз қағаздарды жинау арқылы бастауыңыз керек. Жұмыс орнын тауып, бәрін бір үймеге жинаңыз. Содан кейін сіз ұйымдастыру бойынша жұмыс жасай аласыз.
Қадам 2. Қағаздарды «әрекет» және «тапсыру» үшін екі топқа бөліңіз
«Бірінші қадам ретінде сіз шұғыл әрекетті қажет ететін барлық нәрсеге қалта немесе үйме жасауыңыз керек. Бұл құжаттар тапсырылмауы керек, әйтпесе сіз қажет жұмысты жасауды ұмытпауыңыз мүмкін. Бұл «әрекет» қалтасын жақында шешілетін етіп қойыңыз. Содан кейін қалған құжаттарды толтыруды жалғастырыңыз.
«Әрекет» файлын ұйымдастырыңыз. Шұғыл түрде қаралуы қажет құжаттарды сізге қажет жұмыс негізінде кіші топтарға сұрыптау қажет. Мысалы, қоңырау шалу, жазу, жеткізу және төлеу сияқты ішкі категорияларды орнатыңыз
ЭКСПЕРТТІК КЕҢЕС
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Қадам 3. Әр қағазды бір рет алыңыз
Сіз толтырып жатқан құжаттарды сұрыптаған кезде, оны қарау кезінде әрқайсысы туралы шешім қабылдаңыз. Қағазды алыңыз, оны оқып шығыңыз, ол сіздің тапсыру жүйесінде қай санатқа және қай санатқа жататынын шешіңіз, содан кейін оны қойыңыз. Осылайша жұмыс істеу сізге өтінім берудегі дәйектілікке көмектеседі және әр элементпен бір рет қана жұмыс жасау арқылы уақытты үнемдеуге көмектеседі.
Әр элементті қарастырған кезде сіз оны сақтау қажет пе екенін анықтауыңыз керек. Егер қағаз бұрыннан қарастырылған нәрсе болса және оны есепке алу үшін қажет емес болса, онда оны беруден гөрі, оны тастауды қарастырыңыз
4 -қадам. Әр элементті ашыңыз
Сізде бар құжаттардың көпшілігі хат -хабармен келген болуы мүмкін және конвертке салынып, бүктелген болуы мүмкін. Қағаздарды конверттерден алып тастаңыз, оларды жайлап ашыңыз, содан кейін файлды қойыңыз. Әр қағазды осылайша толтыру сіздің қалталарыңыз бүктелген қағаздар жиналатын жерде үлкейтпей файл тартпасына біркелкі орналасуына көмектеседі.
- Сізге конверттерді сақтау қажет пе, соны шешіңіз. Көп жағдайда конверттер қажет емес және оларды тастауға болады. Алайда, егер сізге жеткізілім немесе пошта маркасының дәлелі қажет болуы мүмкін деп ойласаңыз, онда конверттерді қағазға жапсырып, бірге сақтаған жөн.
- Бірнеше қағазды бірге тігу керек. Бұл заттардың бөлінуіне немесе жоғалуына жол бермейді. Қапсырма қағаз қыстырғышқа қарағанда жақсы, себебі (а) олар файлдарға біркелкі сәйкес келеді және (b) оларда сырғып кету мәселесі жоқ.
3 -ші әдіс 3: файлдарды сақтау
Қадам 1. «Файлға» себетін пайдаланыңыз
Сіздің кеңсеге жаңа хат -хабар кіргенде немесе жаңа құжаттар жасалған кезде, сіз оны бірден жібере алмауыңыз мүмкін. Сіз жіберуге болатын барлық нәрсені бір жерге орналастыруыңыз керек, егер мүмкін болса. Жұмыс үстеліндегі «Файлға» деп жазылған себет - бұл дайын болғанға дейін бұл қағаздарды қоюдың жақсы әдісі.
Қадам 2. Өтініш беру бойынша жұмыс істеу үшін дәйекті уақытты белгілеңіз
Егер мүмкін болса, әр күн сайын немесе апта сайын жаңа құжаттарды рәсімдеуге болатын уақытты жоспарлаңыз. Егер сіз тіркеуді күнделікті жұмысыңыздың бір бөлігіне айналдырсаңыз, онда сіз оны сақтап қалуыңыз ықтимал.
- Мысалы, сіз күнделікті құжаттарды тапсыру үшін әр күннің соңғы жарты сағатын бөле аласыз. Егер бұл уақыт жеткіліксіз болса, онда сіз күн сайын екі рет, түскі асқа барар алдында, содан кейін бір күнде кетер алдында тапсырыс беруге тырысуыңыз мүмкін.
- Табыстың кілті - жүйелілік пен қайталау.
Қадам 3. Файлдарға рұқсаты бар адамдардың жүйені түсінетініне көз жеткізіңіз
Егер сіз файлдарды қолданатын жалғыз адам болсаңыз, онда сіз өзіңіз жасаған тәртіпті оңай сақтай аласыз. Алайда, егер басқа адамдарға сіздің файлдарыңыздағы құжаттарды қолдану қажет болса, сіз олардың сіз жасаған жүйені түсінетініне және ұстанатынына көз жеткізіңіз. Құжаттар қателесіп, қате қалталарға салынса, тіркеу жүйесін құру пайдалы болмайды.
Егер сіздің кеңсеңізде басқа біреуге қажет нәрсені алуды ұсынсаңыз, одан бәрін сізге тікелей қайтаруды сұрасаңыз, бұл тиімдірек және тиімдірек болуы мүмкін. Сонда сіз бәрі дұрыс толтырылғанына сенімді бола аласыз
Қадам 4. Маңызды құжаттарды қауіпсіз жерде сақтаңыз
Кейбір арнайы материалдарды бөлек, арнайы орындарда сақтау қажет болуы мүмкін. Мысалы, кейбір қағаздарды сейфте немесе отқа төзімді қорапта сақтау қажет болуы мүмкін. Сізге кейбір материалдарды сайттан тыс жерде, банктік сейфте немесе сіздің компанияның адвокат кеңсесінде сақтау қажет болуы мүмкін.
Қадам 5. Файлдарыңызды жүйелі түрде қарап шығыңыз
Кем дегенде жылына бір рет, немесе қажет болған жағдайда, файлдарды қарауға біраз уақыт бөлу керек. Бұл шолудың мақсаты-қоқысқа тасталатын немесе бәлкім, сайттан тыс қоймаға көшіруге болатын құжаттардың немесе бүкіл қалталардың бар-жоғын анықтау. Егер бірдеңе қайтадан қажет болмайтын болса, оны тастау керек. Егер бұл сіз үнемі пайдалануды күтпейтін, бірақ есепке алу үшін қажет болуы мүмкін нәрсе болса, оны сақтауға жіберу керек.
