Бірқалыпты жұмыс істейтін кеңсе үшін жұмыс істейтін файлдық жүйеден гөрі бірнеше нәрсе маңызды. Сіз файлдарға жалғыз кіресіз бе, немесе сіз қызметкерлермен бөлісесіз бе, сіз таңдаған файлдар жүйесі әркім іздегенін таба алатындай етіп ұйымдастырылуы керек. Егер құжаттарды тапсыру жүйесін қолдану қиын болса, сіз оларды файлдарда жоғалтып алудан қорқып қағазға ілінесіз, және көп ұзамай сіздің үстеліңізді жауып тастайтын қағаздар пайда болады.
Қадамдар
Қадам 1. Тапсыру жүйесі туралы шешім қабылдаңыз
Қандай болса да, бұл мағынасы болуы керек, сондықтан сіз әр қағаздың қай жерде екенін білесіз. Сіздің опцияларыңыз:
- Алфавиттік. Бұл жүйе сіздің файлдарыңыздың көпшілігі клиенттердің, пациенттердің немесе клиенттердің аттары болған жағдайда жақсы болады.
- Пән немесе санат: Көптеген файлдық жүйелер тақырып немесе категория бойынша ұйымдастырылады, ол дұрыс орнатылған кезде жақсы жұмыс істейді, бірақ ол болмаған кезде ең шатасуы мүмкін.
- Сандық/хронологиялық. Бұл сіздің файлдарыңыз нөмірленген немесе мерзімі өткен материалдардан, мысалы, сатып алу тапсырыстары немесе түбіртектерден тұрса жақсы.
Қадам 2. Файл тартпаларын ілулі қалталармен толтырыңыз
Аспалы қалталар ешқашан тартпадан алынатын манила конверттері үшін орын ұстаушы ретінде әрекет етпейді.
Қадам 3. Қағаздарыңызды санаттар бойынша үймеге сұрыптаңыз
Егер қаданың биіктігі бір дюймден асса, оны ішкі санаттарға бөліңіз. Егер үйме өте жұқа болса, оны басқа үйіндімен біріктіріп, атын өзгертіңіз. Қадалардың атаулары әр қағаздың қай үймеге енетінін анықтауға мүмкіндік береді.
Қадам 4. Әр үйінді манила қалтасына салыңыз және оны анық белгілеңіз
Қалталары бар қалталарды пайдаланған дұрыс, себебі олар файлдарды ұқыпты етеді.
Қадам 5. Манила қалталарын ілулі қалталарға салыңыз
Көптеген файлдар үшін тұрақты ілінетін қалталар жұмыс істейді, бірақ қалың файлдар немесе кіші санаттарға бөлуге тура келетін файлдар үшін төменгі жақтағы қалталарды пайдаланыңыз. Сіз қалталарға тапсырыс бере аласыз, бірақ көптеген адамдар осы кезде алфавиттік жүйені қолданады.
Қадам 6. Манила қалталарымен бірдей аттармен ілулі қалталарды белгілеңіз
Егер сіз бүйірлік файл шкафын пайдаланбасаңыз, барлық пластикалық ілгектерді қалтаның сол жағына қойыңыз. Суырманы алдыдан артқа емес, ашқанда солдан оңға қарай жүретін бүйірлік файлдар үшін қойындыларды оң жаққа қойыңыз.
Қадам 7. Файлдардың жанына ілулі және манила қалталарының қорын қойыңыз, осылайша сіз қалтаға қатысы жоқ қағазды тапсаңыз, қалтаны оңай қосасыз
Қалың немесе тым жұқа қалталарды болдырмаңыз. Егер сіз қайта санаттау қажет деп шешсеңіз, қалталарды қайта таңбалауды және құжаттарды қайта таратуды қалауыңыз мүмкін.
Қадам 8. Жыл соңында барлық қалталарды алып тастаңыз, жаңа манила қалталарын бірдей санат атауларымен белгілеңіз және оларды файлдарға қойыңыз
Ескі қалталарды қарап шығыңыз, ағымдағы файлдарға бірдеңе беру керек пе, жоқ па, соны мұрағатқа қойыңыз.
Кеңестер
Сіз өзіңіздің файлдарыңызды түстермен кодтауды, файл белгілерін басып шығару үшін компьютерді қолдануға немесе басқаша түрде файлдарыңызды тартымды етуге азғырыласыз. Алайда, егер сіз бір қалтаны қосу сияқты өзгеріс жасауыңыз керек болса, сіз дұрыс түсті қалталарыңыздан шыққаныңызды немесе файл белгісін қолмен жазуыңыз керек екенін білсеңіз, сіз риза болмайсыз. Барлығын қарапайым ұстаған дұрыс
Ескертулер
- Ешқашан санаттауға болмайтын нәрсеге әр түрлі үйме жасамаңыз, өйткені бәрі осында аяқталады.
- Өтініш беру жүйесін орнатқаннан кейін, сіз өзіңіздің өтініштеріңізді сақтауыңыз керек. Жұмыс үстелінен қағаздарды алып, оларды рәсімдеу үшін күн сайын уақыт бөліңіз. Файлдарыңыздың үстіне терең толтыру себетін қоюға азғырылуға қарсы тұрыңыз, себебі сіз оны толтырасыз, және ол басқа файлға айналады.
