Қағаз файлдар, әсіресе олар сіздің үстеліңізге жиналған кезде, ауыртпалық тудыруы мүмкін. Бос қағаздар мен түбіртектерді жақсырақ өңдеу үшін барлық ашылмаған құжаттарды сұрыптап көріңіз. Әрі қарай, файлдарды әр түрлі қалталарға сұрыптау үшін файлдық шкафты немесе тартпаны пайдаланыңыз. Егер сіз кеңседегі қоқысты мүлдем жойғыңыз келсе, құжаттарыңызды компьютерге, викиге немесе бұлтқа негізделген басқа жүйеге жүктей аласыз. Негізгі жоспарды қолдана отырып, сіз кеңседе файлдардың көптеген түрлерін жақсы басқара аласыз!
Қадамдар
3 -ші әдіс 1: Құжаттарды сүзу
Қадам 1. Сіз әлі қолданатын құжаттардан бөлек құжаттарды алу қажет
Құжаттарыңызды реттей бастағанда, қойылуға дайын адамдарға үйме жасаңыз және үстеліңізде қалуы керек адамдарға бөлек үйме жасаңыз. Құжаттарыңыз бастапқы сұрыптау мен беру үдерісінен кейін де реттелген күйде қалуы үшін үстеліңізге 2 ұялы қағаз ұйымдастырушыны алыңыз. Қолданылатын құжаттарды 1 ұяшықта сақтаңыз, ал басқа құжаттарға дайын болыңыз.
Қадам 2. Құжаттарыңызды рәсімдеу үшін апта сайын күнді таңдаңыз
Жаңа құжаттардың себеттерін бақылаудан шығаруға жол бермеңіз; Оның орнына файлдарды сұрыптау және реттеу үшін бір немесе екі күнді бөліңіз. Егер сіз жұмыс кеңістігінде көптеген түбіртектер мен құжаттармен айналыспайтын болсаңыз, жұмысты орындау үшін сізге 1 күн қажет болуы мүмкін. Алайда, егер сіздің жұмысыңыз көп құжаттарды қажет етсе, онда сіз реттелмеген құжаттарды сұрыптау үшін 2-3 күн бөлуіңіз мүмкін.
Файлдарды апта сайын сұрыптау ұйымдық процесті едәуір жеңілдетеді
3-қадам. Қиындықтың алдын алу үшін барлық файлдарыңызды өшіру күндерімен белгілеңіз
Жаңа құжаттарды жібермес бұрын, әр файлдың күні мен мазмұнын мұқият тексеріңіз. Егер құжат ағымдағы жобаға немесе басқа мәселеге қатысты болса, файлдың жоғарғы жағына «орындалуда» деп жазыңыз. Егер құжат аяқталған жобаны талқыласа, файлды «аяқталды» деп белгілеңіз. Сонымен қатар, файл қажет болмайтын уақытты белгілеңіз және құжатты бөлшектеуге немесе қайта өңдеуге болады.
Егер сіз файлдарды жылдам қарап шықсаңыз, бұл белгілер дұрыс файлды тиімдірек табуға көмектеседі
Қадам 4. Кез келген қатысы жоқ құжаттарды берудің орнына оларды қайта өңдеңіз
Әр файл сіздің шкафта немесе тартпада орынға лайық деп ойламаңыз. Оның орнына қоқыс жәшігіне қажет емес құжаттарды қойыңыз. Егер сіздің файлдарыңызда жеке ақпарат болса, құжаттарды қайта өңдеуге емес, оларды бөлшектеңіз.
Қаржылық және есептік ақпаратпен, әлеуметтік қамсыздандыру нөміріңізбен немесе басқа құпия мәліметтермен кез келген файлдарды бөлшектеңіз
3 әдіс 2: Сұрыптау жүйесін таңдау
Қадам 1. Файлдар үшін физикалық сақтау орнын таңдаңыз
Жұмыс кеңістігінің орналасуын қарастырыңыз және қандай файлдық жүйе жақсы жұмыс істейтіні туралы ойланыңыз. Егер сізде кеңсе болса, үлкен құжаттама шкафы жақсы нұсқа болуы мүмкін. Алайда, егер сізде жұмыс кеңістігі кішірек болса, онда материалдық тартпа немесе қоқыс жәшігі логистикалық тұрғыдан мағыналы болуы мүмкін.
- Жаңа сақтау жүйесін сатып алғанда, бағадан сапаға басымдық беруге тырысыңыз.
- Өтініш беру жүйесіне қарамастан, құпия құжаттарды қауіпсіз қалтаға салуды ұмытпаңыз.
2-қадам. Егер файлдарыңыз уақытқа сезімтал болса, құжаттарды күн бойынша реттеңіз
Сіздің бизнесіңізге немесе кеңсе кеңістігіңізге барынша сәйкес келетін ұйымдық жүйені таңдаңыз. Егер сіздің жұмысыңыз белгіленген мерзімдерге бағытталған болса, алдыңызда соңғы күні бар қалталарға тапсырыс беруге тырысыңыз. Күндер өтіп бара жатқанда, шкафтың немесе жәшіктің алдыңғы жағына жаңа қалталар мен файлдарды қосуды жалғастырыңыз.
- Сізде күн, апта немесе ай бойынша бөлек файлдар болуы мүмкін.
- Мысалы, егер сіз салық консультанты болып жұмыс жасасаңыз, клиенттердің құжаттарын күні бойынша тапсырған дұрыс.
- Бұл жүйе уақытқа сезімтал материалдармен жұмыс жасайтын адамдар үшін жақсы жұмыс істейді.
Қадам 3. Егер сіз хронологиялық файлдармен жұмыс жасасаңыз, күнтізбеге негізделген сұрыптау жүйесін жасаңыз
Егер сіз кеңседе файлдардың үлкен көлемімен айналысатын болсаңыз, шкафтар мен жәшіктерге «қытырлақ» толтыру жүйесін қосып көріңіз. Күнтізбеге ұқсас, «қытырлақ» жүйесі ай сайын 12 үлкен қалтаны пайдаланады, айдың әр күні үшін әрбір үлкен қалтаға 28-31 ішкі қалта ілеседі. Егер сізде күнге бағытталған жұмыс болса, осы әдісті қолданып көріңіз.
- Мысалы, егер сіз экспорттық компанияда жұмыс жасасаңыз, файлдарды жалпы санаттың орнына ай мен күн бойынша сұрыптау оңай болуы мүмкін.
- Бұл жүйе түстерді кодтаудан гөрі нақты, сандық ұйымды қалайтын адамдар үшін жақсы.
Қадам 4. Егер құжаттарыңызды санаттарға бөлуді қаласаңыз, файлдарыңызды тақырып бойынша сұрыптаңыз
Қалталарыңыз үшін әр түрлі санаттарды таңдаңыз, содан кейін оларды сәйкестігі бойынша реттеңіз. Шкафты немесе тартпаны орналастыру кезінде ең өзектілігі мен маңызы бар қалталарды алдыңғы жағына қойыңыз. Осыны ескере отырып, файлдарды сұрыптауды жалғастырыңыз, осылайша сіз маңызды құжаттарға оңай қол жеткізе аласыз.
Мысалы, егер сіз компанияның қаржылық кеңесшісі болсаңыз, құжаттарыңызды маңыздылығы мен сәйкестігі бойынша сұрыптаған дұрыс болар еді, мысалы, «инвестициялар», «еңбек ақы» және «салықтар»
Қадам 5. Файлдар үшін кең санат атауларын таңдаңыз
Қалталарыңыз үшін тым ұзақ арнайы белгілерді пайдаланбаңыз. Оның орнына жалпы файлдарды таңдауға тырысыңыз, сонда сізге жаңа файлдарды сұрыптау қиын болмайды. Егер сіз нақты файлдық жүйені құрғыңыз келсе, үлкенірек, жалпы файлдық жүйеге ішкі қалталарды қосып көріңіз.
Мысалы, «3 сәуірге арналған шығыстар туралы есептер» жалпы қалта үшін жақсы санат бола алмайды, себебі бұл өте нақты. Оның орнына, қалтаны әлдеқайда ашық «Шығыстар туралы есептер» деп белгілеңіз
Кеңес:
Жапсырма жасаушылар - бұл файлдарды санаттарға бөлудің қарапайым және тиімді әдісі.
Қадам 6. Көрнекі түрде тартымды жүйе құру үшін құжаттарыңызды түстермен кодтаңыз
Түрлі-түсті файлдар қалталары мен жапсырмаларына инвестиция салыңыз. Әрі қарай, әр түрлі қалталар мен жапсырмалардың түстеріне әр түрлі файл санаттарын тағайындаңыз, осылайша сіз файлдық жүйеңізді біркелкі ұстай аласыз. Шкафтар мен жәшіктерде бірдей түстер мен категорияларды қолдануға тырысыңыз, осылайша сіз әр түрлі файлдарға жылдам және тиімді қол жеткізе аласыз.
- Мысалы, сары қалталарды электрондық поштаға хат алмасу үшін, салыққа қатысты формалар үшін қызыл қалталар мен жалақы бойынша жасыл қалталарды белгілеңіз.
- Есте сақтау оңай түс схемалары мен белгілерді қолдануға тырысыңыз. Мысалы, жасыл түс қаржылық формалар үшін тамаша түс белгісі болуы мүмкін, өйткені жасыл түс көбінесе ақшамен байланысты.
- Бұл жүйе визуалды оқитындар үшін ең қолайлы.
3 -ші әдіс 3: цифрлық тәсіл
Қадам 1. Қағаз файлдарын сандық түрде сақтау үшін сканерлеңіз
Шкафқа немесе жәшікке жаңа файл қосқан кезде файлдың сандық нұсқасын компьютерге жүктеу үшін сканерді қолданыңыз. Егер сізге файлға жылдам қол жеткізу қажет болса, бірнеше қалталарды қарағаннан гөрі, жұмыс үстелі компьютерінде іздеу жылдамырақ және жеңіл болады. Егер сіздің барлық тапсыру жүйесі қағазға негізделген болса, цифрлық резервтік көшірме жасау үшін файлдарды сканерлеңіз және жүктеңіз.
- Егер сізде цифрлық тіркеу жүйесі болмаса, күйзелмеңіз! Файлдарды бір уақытта 1 қалтаға сканерлеңіз және жүктеңіз.
- Сондай -ақ, телефонның кейбір қосымшаларын пайдаланып файлдарды сканерлеуге болады.
Қадам 2. Барлық файлдарыңыз үшін дәйекті атауларды таңдаңыз
Сандық құжаттарға іздеуге және қол жеткізуге болатын жапсырмаларды таңдаңыз. Ең дұрысы, бұл файлдарды күн немесе фамилия сияқты дәйекті түрде орындауға тырысыңыз, себебі бұл оларды сұрыптауды жеңілдетеді. Қажет болса, файлдар атауына кез келген сәйкес орындарды, деректер жиынтығын немесе нұсқа нөмірлерін енгізіңіз.
- Файл атауында арнайы таңбаларды қолданбаңыз, себебі компьютерлер оларды дұрыс өңдей алмайды.
- Мысалы, 2003 жылдың 24 қарашасы сияқты белгілі бір күнге сілтеме жасаған кезде құжатыңызды 20031124 деп белгілеңіз.
Қадам 3. Сандық файлдарды қалталар мен ішкі қалталармен сұрыптаңыз
Сканерленген құжаттарды сақтауға және реттеуге әр түрлі сандық қалталарды қолданыңыз. Жұмыс үстелінде жүктелген файлдарға қатысты бірнеше қалталарды жасаңыз және белгілеңіз. Егер сіз нақты категорияларды қолданғыңыз келсе, әр үлкен қалтада бірнеше ішкі қалталар жасаңыз. Сізге сәйкес келетін жүйені тапқанша сандық қалталармен жұмыс жасауды жалғастырыңыз!
Мысалы, егер сізде «Салықтар» деп аталатын қалта болса, сіз әр жылдарға бірнеше ішкі қалталар жасай аласыз
Қадам 4. Құжаттарыңызды вики -ге жүктеңіз, осылайша оларға көптеген адамдар кіре алады
Егер сіздің жұмыс кеңістігіңіз бірігіп жұмыс жасаса, сіздің әріптестеріңіз бен басшыларыңыз кіре алатын онлайн вики жасаңыз. Уикиге кіргеннен кейін, «файлды жүктеу» батырмасына кіру үшін «құралдар тақтасы» бөлімін пайдаланыңыз. Бұл мүмкіндіктің көмегімен сіз жаңадан жүктелген құжатты файлды көре алатын және оған кіре алатын көптеген адамдарға байланыстыра аласыз.
Уикидегі файлдарды кез келген адам өңдей алатынын есте сақтаңыз
Қадам 5. Жолда құжаттарды беру үшін бұлтқа негізделген бағдарламалық жасақтаманы қолданыңыз
Компьютерде де, мобильді құрылғыларда да жұмыс істейтін қосымшаны немесе басқа цифрлық қызметті жүктеңіз. Файлдарыңызды бір жерде сақтау үшін, бұлтқа негізделген бағдарламалық жасақтамада сақталуы үшін файлдардың суреттерін жүктеу үшін осы қызметті пайдаланыңыз. Кейбір бағдарламалық қамтамасыз ету ақысыз болғанымен, қосымша жад алу үшін сізге ақы төлеу қажет болуы мүмкін.
