Ақылы шоттар мен салық ақпараты толтырылған үй шкафы немесе аяқталған жобалар мен шот -фактуралармен толтырылған жұмыс шкафы болсын, тапсыру кабинетін ұйымдастыру қиын болуы мүмкін. Ескі файлдардан құтылу, сізге сәйкес келетін файлдық жүйені табу және оны үнемі сақтау арқылы файлдар кабинетін ұйымдастырыңыз.
Қадамдар
4 -тің 1 -бөлігі: Ескі құжаттарды тазалау
Қадам 1. Егер сізде жоқ болса, шкафты сатып алыңыз
Сіздің бюджетіңізге сәйкес үйге немесе кеңсеге сәйкес келетін сапалы шкафты іздеңіз. Отқа төзімді және су өткізбейтін шкафты қарастырыңыз, егер сіздің үйіңізде табиғи апаттар орын алса. Мұндай шкафтардың жиынтығы жергілікті дүкендерде, жиһаз дүкендерінде, ағаш шеберханаларында және сауда орталықтарында кездеседі.
Қадам 2. Сіздің файлдар арқылы өтуге бастаңыз
Ескі немесе қажет емес нәрсені қалдырыңыз. Бір жағына қойыңыз:
- Сізге тиесілі емес өнімдер туралы түбіртектер.
- Қалаусыз пошта
- Сіз қолданбайтын қызметтер үшін ескі шоттар
- Ескі жұмыстан іскерлік хаттар
- Сізге қажет емес мөртабандар
Қадам 3. Заттардан құтылудан қорықпаңыз
Туу туралы куәліктер мен салықтық ақпарат сияқты кейбір құжаттар маңызды болғанымен, маңызды емес болып көрінетін, бірақ шын мәнінде қажетсіз почта немесе ескі түбіртектер болуы мүмкін. Шешім қабылдаған кезде әр құжат туралы ойланыңыз және оның болашақта пайдалы болатынын ойлаңыз. Егер бір жыл жоғалып кетсе, оны жіберіп алмасаңыз, оны лақтырып тастау дұрыс болар.
Қадам 4. Жұмыста заттарды тастағанда абай болыңыз
Бір нәрсені тастамас бұрын жетекшілерден сұрағаныңызға сенімді болыңыз, себебі бұл сіз ойлағаннан да маңызды болуы мүмкін. Сіздің компанияңызда заттардың қанша уақыт сақталуы және оларды қалай жою керектігі туралы саясаты болуы мүмкін.
Қадам 5. Қандай заттарды сақтау керектігін шешіңіз
Бұл әдетте олардың қаншалықты жаңа немесе пайдалы екеніне байланысты болады. Өз қалауыңызды қолданыңыз және болашақта құжаттар пайдалы немесе қажет болатыны туралы ойланыңыз. Егер олар шынымен маңызды болса, оларды сақтаңыз. Салық ақпараты, сақтандыру жазбалары мен маңызды құжаттар үшін оларды келесі уақыт кезеңінде сақтаңыз:
- Салық декларациясы туралы ақпаратты 7 жыл бойы сақтаңыз, сондай -ақ салықтарыңыздан шегерілген заттар бойынша түбіртектер. IRS сіздің салықтарыңыз берілгеннен кейін 6 жылға дейін кез келген кірісті тексере алады.
- Сақтандыру жазбаларын, ипотека бойынша үзінді көшірмелерді және қайырымдылық көмек туралы дәлелді үш жылға дейін сақтаңыз.
- Туған және неке туралы куәліктер, әлеуметтік сақтандыру карталары, атақтар, актілер және төлқұжаттар сияқты өте маңызды құжаттарды сақтаңыз. Оларды қауіпсіз ұстаңыз және олардан ешқашан құтылмаңыз.
6 -қадам. Сіз қалдырған барлық құжаттарды ұсақтап алыңыз
Ұсақталмаған құжаттарды лақтыру сіздің жеке ақпаратыңызды көргендердің барлығына ашық қалдыруы мүмкін. Құжаттың сезімтал екеніне сенімді болмасаңыз да, оны бөлшектеген дұрыс, себебі онда мекенжайлар, туған күндер немесе басқа ақпарат болуы мүмкін.
7 -қадам. Цифрлық медианы ұсақтау немесе жою
Көптеген қалалар мен кәсіпорындарда жергілікті тұрғындар немесе қызметкерлер ескі дискеталарды, ықшам дискілерді немесе қатты дискілерді жоюға болатын күндерді өткізеді. Олар оның дұрыс жасалғанына көз жеткізеді.
4 -тің 2 -бөлігі: Маңызды құжаттарыңызды реттеу
Қадам 1. Қалған файлдарды реттеуге кірісіңіз
Үстелге немесе үлкен үстелге көшіңіз және қағаздарды сізге қисынды және түсінікті етіп жинаңыз. Бұл сіздің жеке файлдарыңыз болады. Сіз іздеген нәрсені дәл табуға көмектесетін қадалар жасаңыз. Үйге арналған шкафтардың категорияларын қарастырыңыз, мысалы:
- Коммуналдық қызметтер
- Автоматты
- Медициналық
- Үй жануарлары
- Іскерлік
- Үй
- Салықтар
- Қаржы
Қадам 2. Әріптестерден жұмыс шкафтары туралы кеңес сұраңыз
Сіздің жұмыс орныңызда құжаттарды ұйымдастыруға арналған компанияның нақты конвенциялары болуы мүмкін. Олай болмаған жағдайда файлды хронологиялық немесе алфавиттік тәртіпте жазыңыз. Ұқыпты әріптестерден қандай жүйелер олар үшін жақсы жұмыс істейтінін сұраңыз.
3 -қадам. Санаттарыңызды қарапайым ұстаңыз
Сіз неғұрлым нақты болсаңыз, соғұрлым көп файлдар болады, бұл сіздің шкафта тәртіпсіздікке әкеледі. Негізгі файлдарды жалпыға ортақ етіп сақтаңыз, содан кейін олардың ішіндегі құжаттарды реттеңіз.
Қадам 4. Аты бойынша немесе күні бойынша ұйымдастыру керектігін шешіңіз
Әр қағазды дұрыс жинауға сұрыптағаннан кейін, оларды оңай табуға болатындай етіп реттей бастаңыз.
- Алфавиттік тізімдер үшін, түбіртектердегі брендтер сияқты, А -дан басталатын элементтерді Z -ге дейін төмен қарай орналастырыңыз.
- Хронологиялық өтініштер үшін, мысалы, салық декларациясы, ең соңғы құжаттарды буманың жоғарғы жағына орналастырыңыз, төменгі жағында ескі құжаттарды қолданыңыз.
Қадам 5. Әр буманы қалтаға салыңыз
Қағаздарды буманың жоғарғы жағындағы құжат қалтаның алдыңғы жағында болатындай етіп салыңыз. Бұл құжаттар сіз реттеген тәртіпте сақталады.
4 -ші бөлімнің 3 -ші бөлімі: файлдарды оңай табыңыз
Қадам 1. Әр қалтаны анық белгілеңіз
Қойындыдағы жазудың үлкен, түсінікті екеніне көз жеткізіңіз және сізге және сіздің кеңсеңізде немесе отбасыңызда басқаларға мағынасы бар. Түсінікті болу үшін жапсырма жасаушыны қолданыңыз.
2 -қадам. Әр жәшіктің өз санаты болуына рұқсат етіңіз және оны анық белгілеңіз
Файлдарыңызды жәшіктер арасында өзіңізге ыңғайлы етіп бөліңіз, әр тартпада белгілі бір категория бар. Әр санатта байланысты файлдар болуы керек, бұл сізге заттарды оңай табуға көмектеседі.
- Салық құжаттары, инвестициялық файлдар мен ипотекалық есептер сияқты қаржылық ақпарат бір тартпада болуы мүмкін.
- Туу туралы куәліктер, төлқұжаттар және медициналық жазбалар сияқты жеке құжаттар басқа тартпада болуы мүмкін.
- Әр түрлі заттарға арналған нұсқаулықтар басқасында болуы мүмкін.
Қадам 3. Түсті қалталарды пайдалануды қарастырыңыз
Егер сіз жадқа сәйкес түс берсеңіз, бұл сіздің құжаттарыңызды табуды едәуір жеңілдетеді. Егер сізде манилла қалталары болса, оларға түс бөлектегіштермен немесе түрлі түсті маркерлермен қосыңыз. Түрлі түсті жапсырмаларды дәл осы мақсатта қолдануға болады.
4 -қадам. Түс жүйеңізді жәшіктерде ішкі санаттар жасау үшін қолданыңыз
Ақпараттық материалдар тартпасы, мысалы, «Электроника нұсқаулары», «Электр құралдарының нұсқаулары» және «Тазалауға арналған нұсқаулықтар» сияқты қалталарға бөлінуі мүмкін.
5 -қадам. Егер мағынасы болмаса, жүйені өзгертіңіз
Бір -екі ай қолданғаннан кейін сізге сәйкес келмейтін нәрселерді өзгертуге қорықпаңыз. Әр түрлі файлдарды алдыңғы жағына жылжытыңыз немесе ажырату қиын категорияларды бөліңіз. Есіңізде болсын, сіздің шкафыңыз сіз үшін жүйе болып табылады және ол сіздің жұмыс ағымыңызға сәйкес келуі керек.
4 бөлімнің 4 бөлігі: Ұйымды сақтау
Қадам 1. Ұйымшыл болу үшін белсенді болыңыз
Пошта мен құжаттарға олар келген кезде дереу назар аударыңыз және олармен жұмыс жасағаннан кейін оларды дереу жіберіңіз.
Қадам 2. Үйге немесе кеңсе үстеліне кіріс жәшігін орнатыңыз
Күніне бір рет кіріс хаттарыңызды қарап шығыңыз. Сіз бұл жолмен ештеңені жоғалтпайсыз және ол жиналмайды. Өтініш беру бірте -бірте орындалатын сияқты ауыр жұмыс болып көрінбейді.
Қадам 3. Шкафты жиі қайта ұйымдастырыңыз
Жыл сайын қайта ұйымдастыру ұсынылады, егер сізде файлдар көп болса, оны тоқсан сайын тазартуға болады. Шкафтарды толтырудың негізгі қайнар көзі - сізге қажет емес ескі құжаттар, сондықтан қажет болған жағдайда ескі заттарды тазалаңыз.
Қадам 4. Кейбір файлдарыңызды цифрлық медиаға түрлендіруді қарастырыңыз
Цифрлық форматта неғұрлым көп құжаттарды сақтауға болады, соғұрлым сізде шкафта физикалық тәртіпсіздік болады. Сканерлеуге жақсы үміткерлерге түбіртектер, қайырымдылық куәліктері немесе банк көшірмелері жатады. Кейбіреулер тіпті қазірдің өзінде желіде болуы мүмкін.
5 -қадам. Негізгі құжат жасаңыз
Құжатта файлдар жүйесі қалай жұмыс істейтінін және заттардың қайда орналасқанын түсіндіріңіз. Төтенше немесе күтпеген мәселе туындаған жағдайда, басқалар сіздің файлдарыңызды іздеуді білуі мүмкін.
Кеңестер
- Егер сізде қызығушылық танытатын балалар немесе отбасы мүшелері болса, құжаттарды беру шкафтарын жабық ұстаңыз.
- Егер сізде құлыпты ашу мәселесі туындаса, шкафтың құлпын қалай таңдауға болатынын қараңыз.
- Егер файлдық шкаф жеткілікті түрде қауіпсіз емес деп қорқатын болсаңыз, туу туралы куәліктер немесе құқық актілері сияқты өте сезімтал құжаттарды сейфте немесе өртке қарсы құжаттар қорабында сақтаңыз.
Ескертулер
- Егер сіз жер сілкінісі қауіпті аймақта тұрсаңыз, шкафтарды тұрақты қабырғаға бекітіңіз. Бұл олардың сейсмикалық оқиға кезінде адамға құлап кетуіне немесе есікті жабуына жол бермейді.
- Файлдарды мұқият жүктеңіз. Егер жоғарғы тартпа толып, астындағы тартпалар бос болса, ол аударылып кетуі мүмкін.
